rektor itn mengigitalisasi beberapa fasilitas di itn malang

Demi memudahkan proses administrasi, Insitut Teknologi Nasional (ITN) Malang melakukan terobosan penting. Salah satunya adalah dengan mendigitalisasi dokumen-dokumen. “Kita sudah lama memulai digitalisasi ini, dan manfaatnya memang baik, mempercepat proses pelayanan, dan dokumen menjadi lebih rapi dalam file-file,” terang Dr. Ir. Lalu Mulyadi, MT, Rektor ITN Malang saat meninjau ruang BAAK Kamis (30/3).

Lalu, sapaan akrabnya, menegaskan bahwa upaya ini juga merupakan tuntutan kemajuan yang harus dilakukan. Era global ini sudah mensyaratkan digitalisasi, karena itu pria asal Lombok itu mengapresiasi unit-unit kerja yang sudah mendigitalisasi dokumennya, termasuk BAAK yang memulainya. Lebih lanjut, papar Lalu, digitalisasi juga akan dilakukan pada absensi mahasiswa. “Nanti mahasiswa absen tidak pakai kertas lagi, misalnya absen pakai sidik jari, sehingga tidak bisa lagi titip absen kalau tidak masuk,” kata alumni Universitas Teknologi Malaysia (UTM) itu.

Di tempat terpisah, Elizabeth Catur Yulia, kepala humas ITN Malang juga memastikan bahwa proses digitalisasi di kampus biru sudah berjalan lancar yang saat ini dikendalikan oleh Sistem Informasi Manajemen (SIM). Bahkan, menurutnya, beberapa unit sudah total melakukan digitalisasi. Di antaranya: perpustakaan, dan LP2M (Lembaga Penelitian dan Pengabdian Masyarakat) dan beberapa unit lainnya. “Di LP2M memang kalau ada surat langsung lewat email, pengajuan proposal juga email. Tetapi kalau proposal biasanya si penulis juga menyimpan hard covernya,” papar perempuan yang juga sekretaris Perhumas Malang itu.

Yulia juga menegaskan, bahwa di pihak humas juga sudah melakukan digitalisasi. Salah satunya adalah dokumentasi atas informasi-informasi penting berkaitan dengan ITN Malang, atau kebijakan pemerintah yang bisa diturunkan pada kebijakan ITN Malang. Modelnya, setelah dilakukan pengklipingan atas informasi tertentu, lalu discan dan dikirimkan lewat email ke pimpinan atau unit yang berkaitan dengan informasi tersebut. “Ini adalah digitalisasi yang kami lakukan, harapannya pimpinan dan unit terkait langsung mengetahui informasi itu, tanpa harus mencari di koran-koran. Sehingga ada efisiensi waktu,” papar perempuan asli Malang itu.

Terkait absensi digital pada mahasiswa, Yulia menanggapi positif. Menurutnya itu sangat bagus, sejauh ini absen digital diberlakukan pada para dosen dan karyawan. Tetapi menurut Yulia, absensi digital itu nanti mau dikolaborasikan pada apa. Misalnya, kalau absen digital karyawan berdampak pada dana transportasi. “Kalau karyawan absen pagi dan pulangnya sore juga absen, maka ia layak mendapat dana transportasi. Nah nanti kalau mahasiswa seperti apa,” katanya. (her)